Come condurre riunioni efficaci del Team

 Lunedi mattina, una perdita di tempo?

Il Team si riunisce. La riunione per essere efficace va preparata. Ma c’è sempre poco tempo per  prepararle, troppo lunghe, non si decide nulla..

Ma se invece di passare ad un giudizio tassativo forse si può far qualcosa per renderle proficue e snelle se si applica la saggia indicazione di Hanlon (in una forma morbida..):

Mai attribuire alla malizia ciò che può essere adeguatamente spiegato da un malinteso/pigrizia/impreparazione,

Spesso, per superficialità si confonde una riunione con un brain-storming in cui la soluzione migliore sarà raggiunta per intuito. Ma se questo spesso succede per a singola persona, in un team non funziona. La magìa non avviene se non molto raramente.

Possiamo riassumere il processo naturale che seguiamo tutti quando dobbiamo prendere una decisione in pochi passaggi:

1. percezione/ del bisogno,tema – abbiamo appetito.
2. definizione/ di quanto è possibile fare – apriamo il frigo, valutiamo quello che c’è
3. analisi/ della situazione  – troviamo una bistecca e insalata
4. analisi/della situazione – vediamo l’occorrente per un piatto di pasta alla carbonara.
5. valutazione/scelta  – “sentiamo” se vogliamo star leggeri o via con l’abbuffata
6. azione – cuciniamo
7. soddisfazione – mangiamo.

Spesso tutto questo avviene in noi in modo intuitivo, immediato. Non ce ne accorgiamo. Il nostro cervello elabora i dati velocemente, riconosce il bisogno, propone la cosa migliore per noi. Non è detto che la applicheremo, ma alla fine troviamo la migliore soluzione al problema… (ho fame!), e agiamo.

In un Team il metodo intuitivo non funziona.

Se applichiamo questo processo in un Team, però regnerà il caos.

Perché è tutto molto più complesso, in quanto queste valutazioni avranno per tutti la stessa sequenza, ma le valutazioni saranno differenti (chi soffre di stomaco.. chi è goloso..). E ognuno avrà una tempistica personale, non simultanea sui vari passaggi (percezione, definizione, analisi, valutazione, decisione, azione, soddisfazione).

Immaginiamo che per la scelta del piatto qualcuno si chiede a lungo..ho fame?.. e altri risolvono subito …mangio quello che c’è in frigo o passo al supermarket per vedere cosa trovo… qualcuno ha problemi di stomaco… un altro ha saltato la cena il giorno prima ed ha molto appetito…

le varie proposte, osservazioni si sovrapporranno in modo disordinato.. e la decisione difficile.

Per cui è importante preparare la riunione in modo che sia efficace e i contributi siano allineati e pertinenti alla fase della riunione in cui si è.

E affinché avvenga, è importante il capo abbia un metodo nella conduzione della riunione. Agisca la sua leadership.

Riunioni efficaci in Team ovvero Team Coaching

Durante le riunioni, affinché il team porti un contributo efficace, tutti devono poter parlare, partecipare attivamente in ogni fase dell’elaborazione del tema del giorno.

Innanzi tutto conviene decidere in che fase del lavoro si è:

1. definire il tema in modo completo
2. fare un piano
3. generare più soluzioni
4. valutare le soluzioni
5. scegliere una soluzione

e PER QUEL PUNTO (obiettivo della riunione) decidere come si saprà di aver completato quella parte del processo. Già questo NON è semplice. Ma MOLTO importante.

Steve Jobs : ” Se si definisce il problema correttamente, si ha quasi la soluzione.”

In caso di dubbio, puoi farti queste domande:

Hai chiaro come condurre una riunione efficace? hai presente il problema/tema da affrontare nella sua completezza? In caso dedica la riunione alla sua definizione  e prima di procedere scrivilo su carta in modo chiaro e semplice.

Hai una lista di possibili azioni? prendi tempo e fa in modo che il gruppo ne produca, che scambi idee, sempre tenendo a mente la definizione di ciò che vuoi risolvere.

Punti di forza e di debolezza delle soluzioni, li conosci?Farli valutare al gruppo, senza avere aspettative di valutare in modo completo le soluzioni. Puoi semplicemente prenderne nota.

Qualcuno ha già valutato le soluzioni, prima della riunione?In caso positivo farne fare il report e POI fai valutare al gruppo quella migliore. Quindi raccogli le azioni che saranno da prevedere.

La cosa importante è stimolare il coinvolgimento di ognuno senza pigrizia o personalismo.

Quando si lavora in team non si possono saltare fasi di sviluppo del progetto come succede invece nella soluzione intuitiva di un problema quando si è soli.

Vi deve essere metodo, e ogni passaggio deve veder coinvolti e per quanto possibile il team tutto convinto per intero.

Sembra un procedimento lento, ma considera che ogni punto del processo superato significa il raggiungimento di un “obiettivo”, un SUCCESSO per il team, per cui energia e interesse per il passaggio seguente. A lunedì prossimo.